Trong quản trị doanh nghiệp, có một tình trạng rất phổ biến: Các cá nhân và phòng ban đều báo cáo hoàn thành 100% KPI, nhưng doanh thu tổng thể của công ty lại không đạt mục tiêu. Hệ thống đánh giá nhân sự tốn rất nhiều thời gian để thực hiện nhưng lại không mang lại sự thay đổi về kết quả kinh doanh.
Vậy đâu là lối thoát cho doanh nghiệp? Tiếp nối chuỗi Webinar Extra Innovation, bài viết này sẽ tổng hợp những góc nhìn thực chiến và các công cụ sắc bén nhất từ Buổi 3: “Thiết kế hệ thống quản trị hiệu suất tinh gọn”, với sự dẫn dắt của hai chuyên gia:
- Ms. Nguyễn Thị Thanh Thủy – Giám đốc chương trình Mindful Partner: Chuyên gia tư vấn chiến lược với bề dày kinh nghiệm quản trị tại TNH Group, IIG, TH Food Chain.
- Ms. Dương Thị Thu Hà – Chuyên gia tư vấn Mindful Partner: Nguyên Giám đốc Nhân sự & HRBP Manager tại các tập đoàn lớn như VinFast, Hanwha, BRG Group.
Tại sao phòng ban đạt KPI nhưng công ty không đạt mục tiêu?
Theo chuyên gia Thanh Thủy, tình trạng các phòng ban hoạt động thiếu liên kết với nhau (hay còn gọi là rào cản Silo) thường xuất phát từ những nguyên nhân thực tế sau:
- Không hiểu chiến lược chung: Theo báo cáo của Harvard Business Review, có đến 95% nhân viên không hiểu rõ chiến lược của công ty.
- Thiếu sự liên kết: Chỉ 16% nhân viên tuyến đầu (những người trực tiếp làm ra doanh thu/sản phẩm) thấy được mối liên hệ giữa công việc hàng ngày của họ và mục tiêu chung của tổ chức.
- Hệ thống đánh giá quá phức tạp: Nhiều công ty lãng phí tới 2 triệu giờ chỉ để thực hiện các quy trình đánh giá KPI thủ công. Có những phòng ban phải gánh tới 50 KPI, nhưng chỉ có 5-10% trong số đó thực sự phục vụ cho mục tiêu sống còn của công ty.
Hệ quả là các phòng ban chỉ tập trung làm sao để đạt KPI của riêng mình. Ví dụ thực tế nhất là sự xung đột giữa phòng Sales và Marketing: Marketing muốn tăng số lượng khách hàng tiềm năng (Lead), còn Sales lại cần chất lượng khách hàng để chốt đơn, dẫn đến tranh cãi thay vì phối hợp.
Để giải quyết vấn đề này, thay vì tạo ra những hệ thống cồng kềnh, doanh nghiệp cần chuyển sang mô hình quản trị hiệu suất tinh gọn. Dù có sử dụng công nghệ AI hay không, yếu tố quyết định tạo ra hiệu quả đầu tư (ROI) vẫn là Trí tuệ con người (HI). Công thức hiện nay là: HI + AI = ROI.
Mô hình Quản trị Hiệu suất Tinh gọn 3×3
Thay vì áp dụng các mô hình phức tạp, chuyên gia Dương Hà gợi ý các doanh nghiệp (đặc biệt là quy mô vừa và nhỏ) nên áp dụng khung Quản trị tinh gọn 3×3. Mô hình này bao gồm 3 trụ cột: Mục tiêu tinh gọn, Đo lường tinh gọn và Hành động tinh gọn.
Trụ cột 1: Mục tiêu tinh gọn (Công thức 3-1-3)
Nhiều mục tiêu sẽ dẫn đến phân tán nguồn lực. Doanh nghiệp nên áp dụng công thức 3-1-3 khi đặt mục tiêu cho tổ chức, phòng ban hay cá nhân:
- Tối đa 3 mục tiêu chính.
- Chọn ra 1 ưu tiên quan trọng nhất (Việc bắt buộc phải làm được).
- Đo lường bằng tối đa 3 Kết quả then chốt (Key Results) cụ thể bằng con số.
Kỹ thuật xóa bỏ Silo bằng “Shared KPI”: Việc giao mục tiêu không chỉ đi từ trên xuống dưới, mà cần có sự liên kết ngang giữa các phòng ban. Để các phòng ban không đổ lỗi cho nhau, lãnh đạo cần tạo ra từ 1 đến 2 mục tiêu chung (Shared KPI).
Ví dụ: Giữa Sales và Marketing, điểm giao thoa có thể là “Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành hợp đồng”. Khi có chung mục tiêu này, cả hai bên buộc phải phối hợp để tăng tỷ lệ chốt đơn.
Trụ cột 2: Đo lường tinh gọn (Chỉ số Lead và Lag)
Trong việc đo lường hiệu suất, chúng ta thường mắc sai lầm là chỉ đo kết quả cuối cùng. Chuyên gia phân chia các chỉ số thành 2 loại:
- Lagging Indicator (Chỉ số kết quả): Là những kết quả đã xảy ra. Ví dụ: Doanh thu tháng, tỷ lệ nhân sự nghỉ việc. Chỉ số này dùng để đánh giá kết quả.
- Leading Indicator (Chỉ số dự báo): Là những hành vi diễn ra trước, dùng để dự báo kết quả. Ví dụ: Số cuộc gọi Sale mỗi tuần, điểm khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên hàng tháng.
Trong quản trị hiệu suất tinh gọn, bộ phận Nhân sự (HR) và quản lý cần tập trung đo lường các chỉ số dự báo (Leading Indicator). Việc theo dõi sát sao số cuộc gọi hàng tuần hay mức độ gắn kết của nhân viên sẽ giúp tổ chức điều chỉnh và can thiệp ngay lập tức, thay vì đợi đến cuối năm mới biết mục tiêu không đạt.
Trụ cột 3: Hành động tinh gọn (Ma trận 2×2)
Sau khi đã đo lường, HR không nên cất báo cáo vào ngăn kéo. Chúng ta cần có những hành động cụ thể để cải thiện nhân sự dựa trên Ma trận Hành động 2×2 (đánh giá trên 2 tiêu chí: Hiệu suất và Tiềm năng):
- Hiệu suất Cao – Tiềm năng Cao: Đầu tư, vạch lộ trình thăng tiến, giao thêm các dự án mới.
- Hiệu suất Cao – Tiềm năng Thấp: Ghi nhận thành quả, giữ vị trí ổn định, tránh giao quá nhiều việc gây kiệt sức (burn-out).
- Hiệu suất Thấp – Tiềm năng Cao: Hỗ trợ đào tạo, kèm cặp (coaching) để giúp họ nâng cao hiệu suất.
- Hiệu suất Thấp – Tiềm năng Thấp: Trao đổi thẳng thắn, đưa vào Kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP) hoặc xem xét lại sự phù hợp với vị trí.
Xem thêm: Lộ Trình 90 Ngày Ứng Dụng AI Vào HR
Case Study Thực Tế: Đo lường hiệu suất bằng dữ liệu
Quản trị hiệu suất không thể dựa vào cảm tính. Để chứng minh điều này, chuyên gia Thanh Thủy đã chia sẻ kết quả khảo sát từ 17 doanh nghiệp đang trên đà tăng trưởng. Việc đo lường nhân sự được thực hiện bằng con số thông qua hai bài kiểm tra:
- Bài test Uchida-Kraepelin: Đo lường năng suất làm việc (Tốc độ, sức bền, khối lượng công việc).
- Bài test MQ (Motivation Questionnaire): Đo lường động lực nội tại của nhân sự.
Kết quả thực tế từ một công ty xây dựng và sắt thép
Công ty này đã đạt mức tăng trưởng gấp 2-3 lần trong những năm gần đây. Khi áp dụng hệ thống đo lường, kết quả cho thấy tổ chức này có Chỉ số Động lực (IMI) rất cao (trên 71) và Chỉ số Năng suất làm việc (AV) cũng ở mức vượt trội (trên 50). Lãnh đạo của họ đã làm rất tốt việc gắn kết đội ngũ, có các chính sách chăm sóc sức khỏe toàn diện và duy trì giao tiếp nội bộ minh bạch.
Ở một công ty sản xuất khác, ban đầu chỉ số năng suất của nhân sự khá thấp. Bằng việc dùng dữ liệu để phân loại nhân viên, công ty đã đưa những người có “Động lực cao + Năng suất cao” đi kèm cặp (mentor) cho nhóm có chỉ số thấp. Kết quả là sau 1 năm, toàn bộ chỉ số năng lực của tổ chức đều được cải thiện tích cực.
Bốn đặc điểm của một Tổ chức hiệu suất cao
Từ lý thuyết đến thực tế, các chuyên gia đúc kết lại rằng, một tổ chức có hệ thống quản trị hiệu suất hiệu quả sẽ có 4 đặc điểm nhận diện sau đây:
- Chung một đích đến: Mục tiêu chiến lược được truyền thông rõ ràng đến từng nhân viên ở mọi cấp bậc.
- Phản hồi liên tục: Giao tiếp và phản hồi về công việc được diễn ra thường xuyên thay vì đợi đến kỳ đánh giá cuối năm.
- Quy trình tinh gọn: Sử dụng công nghệ để tự động hóa việc theo dõi mục tiêu, giảm bớt giấy tờ.
- Lãnh đạo làm gương: Tạo ra môi trường làm việc tin tưởng, giao quyền chủ động cho nhân viên để họ tự kiểm soát mục tiêu của mình.
Quản trị hiệu suất không phải là công cụ để kiểm soát con người, mà là hệ thống để định hướng và phát triển. Khi bạn đo lường đúng thứ, giao tiếp rõ ràng và hành động kịp thời, nhân sự sẽ tự động gắn kết và tạo ra giá trị cho công ty.
P/S: Thông tin hữu ích cho bạn
- Nếu Anh, Chị muốn trở thành chuyên gia tư vấn doanh nghiệp có thể ở hiện tại hay 2-3 năm nữa, hãy đăng ký tham gia buổi chia sẻ Lộ trình trở thành chuyên gia tư vấn tại đây
- Để đăng ký khoá học chuyên sâu: Quản trị theo mục tiêu, Anh/Chị tham khảo tại đây
